YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

Emrah ASLANGİRAY

Yazı İşleri Müdür V.

Sancak Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü; 1 müdür vekili ile yürütülmektedir.

Genel Evrak Kalemi, Encümen Kalemi, Meclis Kalemi, Personel İşleri ve Evlendirme Memurluğu birimlerinden oluşan Yazı İşleri Müdürlüğü, çeşitli kurum, kuruluş ve vatandaşların Sancak Belediyesi’ne evrak, dilekçe ve müracaatlarının, ilk kayıtlarını yapıp, ilgili birimlere zaman kaybına sebebiyet vermeden havale işlemlerini yapmıştır.

Belediye Müdürlük ve birimlerinden gelen yazışmalar ilgili adreslere zimmet veya posta yoluyla ulaştırılmıştır. Meclis ve encümen kararları, kurum içinde ilgili müdürlük ve birimlere gönderilmiş, lüzumu durumunda ilgili makam ve mercilere sevk edilmiştir.

Yazı İşleri Müdürlüğü; Genel Evrak, Belediye Meclisi ve Belediye Encümeni işlerini, Nikah Memurluğu ve Personel İşlemleri, Bütün Müdürlük ve birimlerin evrak işlemlerini yürütmekle birlikte Başkanlık makamının yazışmaları ile, Başkanlık Makamının direktifleri doğrultusunda resmi iş ve işlemleri ile Özel Kalem hizmetlerini de yerine getirmiştir.

A- GENEL EVRAK :

Belediyenin diğer Müdürlük ve birimlerinden gelen, kamu kurum ve kuruluşlarına, özel ve tüzel kişilere zimmet veya posta yoluyla gönderilen evraklarla, belediyemize diğer kamu kurum ve kuruluşlarından, özel ve tüzel kişilerden gelen evraklar zimmet ve posta yoluyla alınıp, ilk kayıtları yapılarak, belediye içindeki ilgili müdürlüklere yine zimmet usulü gönderilmiş, Müdürlüğümüzün ve diğer Müdürlüklerin, gelen ve giden evrakları bilgisayar ortamında kayıt işlemleri ve evrak kuryeliği Yazı İşleri Müdürlüğünce genel evrak birimi adı altında yapılmıştır.

2004 yılı içinde, kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerden 299 resmi evrak gelmiştir. Sancak Belediyesi’nin Müdürlük ve birimlerinden kamu kurum ve kuruluşlarına, özel ve tüzel kişilere posta ve zimmet usulü gönderilen evrak sayısı 252 dir. Evrak ve dilekçeler, kayıt işlemleri yapılıp, üst makamların bilgisine sunularak, gereği ve bilgi için ilgili servislere zimmet usulü teslim edilmiştir.

B- MECLİS KALEMİ:

Sancak Belediyesinde müstakil bir Meclis Kalemi olmayıp, karar organı olan belediye meclisinin faaliyetleri ve sekreterya hizmetleri Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından ürütülmektedir.

Sancak Belediyesi Meclisi, 2005 yılı içerisinde,tatil ayı hariç her ay düzenli olarak olağan toplantılar yapılmış olup, bu toplantılarda 22 adet karar almıştır. Toplantının gerekli ilanları yapılarak gündemleri kanun gereği, süresi içerisinde meclis üyelerinin adreslerine ulaştırılmıştır.

C- ENCÜMEN KALEMİ:

Sancak Belediyesinde müstakil bir Encümen Kalemi olmayıp, Encümen faaliyetleri ve sekreterya hizmetleri Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yürütülmektedir.

Sancak Belediyesi Encümeni, 2005 yılı içerisinde Encümence belirlenen günde haftada bir kere mutat olarak toplanmıştır. 2005 yılı içerisinde toplam 33 konu görüşülerek karara bağlamıştır.

D- PERSONEL İŞLERİ:

Sancak Belediyesinde müstakil bir Personel Müdürlüğü olmayıp, bu faaliyetler Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yürütülmektedir.

Belediye İş ve Hizmetlerini 3 adet memur ve 11 adet sürekli işçi ile yürütmektedir.

Belediyemiz 1995 tarihinde kurulmuş ve 13 adet kadro ihdasında bulunulmuş olup bu kadrolara 3 adet memur ataması yapılmıştır.

657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 Sayılı İş Kanunu, 506 Sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu ve ilgili mevzuat, kararname, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak personel iş ve işlemleri yürütülmüştür.
Memur ve işçi personelin atama, terfi, yer değiştirme, ayrılma, nakil, emeklilik, izin, disiplin ve ilgili özlük işleri düzenli bir şekilde yapılmıştır.

Memurların 2005 yılı Yan Ödeme ve Özel Hizmet Tazminatlarına ait vizeleri ile geçici işçilerin 2005 yılı Mali Yılı Bütçe Kararnamesi gereği Vilayet Makamından vizeleri alınmıştır.

Mesai takip cetveli düzenlenerek belediyede çalışan personelin mesaiye geliş ve gidişleri kontrol altına alınmıştır.

Müdürlük ve birimlerde çalışan personellere iş ve hizmetin yürütülmesinde mevzuat ve uygulamada yol gösterilmiş, yardımcı olunmuştur.

E- ÖZEL KALEM :

Sancak Belediyesinde müstakil bir Özel Kalem Müdürlüğü olmayıp, bu faaliyetler Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yürütülmektedir.

Dönemi içinde başkanlık makamının randevuları, toplantı, ziyaret ve gezileri planlanmış, sözlü ve yazılı talimatları ilgili müdürlük, birim, kişi ve kuruluşlara ileterek, sağlıklı ve etkili bir bilgi akışı sağlamıştır. Resim ve özel kurum ve kuruluşlarla görüşmelerin programlar dahilinde düzenli bir şekilde yapılması sağlanmıştır.

Başkanlığa iletilen istek ve şikayetlerin çözüme kavuşturulması için konu, ilgili müdürlük ve birimlere aktarılarak çözüme kavuşturulması sağlanmış sonuçları hakkında da ilgililere bilgi verilmiştir.
Başkanlığa yapılan tüm davetler, sözlü veya yazılı olarak cevaplandırılarak teşekkür ve kutlama mesajlarıyla ilgili şahıslara dönülmüştür.

Belediye içinde müdürlükler ve birimler arasında günlük rutin işlemler ve iletişim hızlandırılarak iş yoğunluğu ve bürokratik işlemlerin azaltılması sağlanmıştır.

Çeşitli konularda ilgililerle toplantılar yapılmış olup , Sancak Belediyesi personeli ile aylık toplantılar düzenlenmiştir.

Milli, Dini Bayramlar ve özel günlerde düzenlenen programlar ile sosyo-kültürel etkinliklerde gerekli alt yapı hizmetleri ve düzenlemeler yapılmıştır. Bu bağlamda faaliyet gösteren diğer kamu kurum ve kuruluşlara gerekli yardımlarda bulunulmuştur.


 

Ana Sayfa